E-Rechnung im Überblick: ZUGFeRD, XRechnung und digitale Rechnungen

Die aktuellen Entwicklungen zur E-Rechnung

Der Empfang von Elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) wird ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend!

Im Rahmen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ und des deutschen Referentenentwurfs zum „Wachstumschancengesetz“ vom 14. Juli 2023 wurde bereits die Einführung einer E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze vorbereitet. Am 22. März 2024 wurde die Einführung der E-Rechnungspflicht als Teil des Wachstumschancengesetzes vom Bundesrat beschlossen.

Wenn Sie keine Papierrechnung erstellen, versenden Sie Ihre Rechnungen vermutlich bereits digital, zum Beispiel als PDF. Dies ist gegenüber dem Papierhandling bereits ein schlanker Prozess. Meist sind jedoch selbst die digitalen PDF-Rechnungen nicht optimal für die Maschine auslesbar. Damit u.a. Rechnungen nun standardisiert und maschinenlesbar sind, wird die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich verpflichtend werden.

Zudem soll die E-Rechnung dazu beitragen, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und die Prozesse in Unternehmen zu verbessern. Darüber hinaus ist zu einem späteren Zeitpunkt geplant, ein Elektronisches Meldesystem einzuführen, welches die Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung weiterleiten kann.

Papierrechnung

Das traditionelle Format der Papierrechnung ermöglicht keine automatische elektronische Verarbeitung. Selbst bei der Digitalisierung der Rechnungsinformationen, beispielsweise durch Scans oder digitale Fotos, liegen die Daten nicht strukturiert vor. Daher müssen sie entweder manuell oder über zusätzliche Systeme, wie einer OCR-Erkennung, in die Buchführungssoftware übertragen werden. Hiermit sind viele Medienbrüche und keine schlanken Prozesse verknüpft.

Digitale Rechnung und PDF-Rechnung

Eine PDF-Rechnung wird zwar elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen, jedoch handelt es sich um eine digitale Rechnung mit oft bildhafter Darstellung, die keine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Daten manuell oder mithilfe zusätzlicher Systeme, wie Texterkennungssystemen (OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Weitere Formate wie „.tif“, „.jpeg“ und „.docx“ ermöglichen ebenfalls nur eine bildhafte Darstellung der Rechnungsinhalte und erfüllen nicht die Anforderungen einer elektronischen Rechnung.

E-Rechnung

Der entscheidende Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass letztere gemäß EU-Norm in einem strukturierten Format vorliegt, elektronisch übermittelt bzw. empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.

Eine E-Rechnung ist als reines semantisches Datenformat konzipiert, was eine direkte Integration der Rechnungsdaten in die verarbeitenden Systeme ermöglicht.

Die strukturierte Form der E-Rechnung basiert auf einem XML-Format, welches die maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Mit Visualisierungsprogrammen können die eher kryptischen XML-Dateien für Menschen lesbar gemacht werden.

Hier gibt es zwei unterschiedliche Formate:

• ZUGFeRD 2.0 ist ein hybrides Datenformat, das den Sichtbeleg und das eingebettete strukturierte XML zur elektronischen Weiterverarbeitung in einem Format enthält. (PDF + XML)

• XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, welcher im B2G als Standard eingesetzt wird. (nur XML)

Wer muss E-Rechnungen erstellen oder empfangen?

E-Rechnungen sind bereits für alle Lieferanten oder Auftragnehmer verpflichtend, die für öffentliche Auftraggeber tätig sind. Ab dem 01.01.2025 ist der Standard der E-Rechnung auch für den B2B-Bereich verbindlich. Daher ist es für Unternehmen ratsam, bereits heute zu prüfen, ob ihre Rechnungssoftware die Erstellung von E-Rechnungen unterstützt oder ob dies in Zukunft implementiert wird.

Ausnahmen von der Verpflichtung: Nicht in jedem Fall ist eine E-Rechnung verpflichtend. So können z. B. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) weiterhin als „sonstige Rechnungen“ übermittelt werden, also z.B. in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Vorteile von E-Rechnungen für Ihr Unternehmen

Durch die Nutzung der E-Rechnung werden Ihre Rechnungen automatisch in korrekter Form mit allen erforderlichen Angaben erstellt. Dies bietet nicht nur für öffentliche Institutionen Vorteile, sondern auch für andere Auftraggeber und Lieferanten, die Rechnungen ausstellen oder empfangen.

• Einfachere Rechnungsstellung: Die Rechnungsstellung wird durch klare und eindeutige Standards vereinfacht.

• Niedrigere Kosten: Mit E-Rechnungsprozessen lassen sich bis zu 60 Prozent gegenüber Rechnungen auf Papier sparen: Denn viele Kosten, wie für Papier, Druck oder Porto, entfallen.

• Effiziente Arbeitsabläufe: Durch digitale Belege entstehen medienbruchfreie Prozesse – und der Freigabeprozess von Eingangsrechnungen beschleunigt sich spürbar.

• Weniger Zeitaufwand: Fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen. Das verbessert die Qualität der Buchführung und die Zeit lässt sich für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen.

• Optimiertes Cash-Management: Schneller bearbeitete Rechnungen ermöglichen Skontoabzug – schneller zugestellte Rechnungen beschleunigen den Zahlungseingang.

• Ortsunabhängige Übermittlung: Digitale Übertragung ermöglicht eine schnelle und zuverlässige Übermittlung der Rechnung, unabhängig vom Standort.

Ausblick zur E-Rechnung und Übergangsfristen:

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das vom Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet wurde. Die neuen Vorschriften zur Verpflichtung elektronischer Rechnungen treten bereits am 1. Januar 2025 in Kraft. Es wurden jedoch Übergangsfristen eingeführt, um die Umstellung zu erleichtern:

• Ab 01.01.2025:
  Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Außerdem dürfen Rechnungen per PDF nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.

• Ab 01.01.2027:
  Unternehmen mit einem Jahresumsatz aus 2026 von über EUR 800.000 müssen B2B-E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als EUR 800.000 dürfen weiterhin die bisherigen Rechnungsformate (Papier, PDF etc.) versenden. EDI (Electronic Data Interchange) Verfahren dürfen unverändert eingesetzt werden.

• Ab 01.01.2028:
  Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden und es gelten keine Ausnahmeregelungen mehr. Dementsprechend müssen die EDI-Systeme auch an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.

Weiterführende Informationen zum Thema E-Rechnung:

E-Rechnung: Erfolgreiche Umsetzung in Unternehmen
Bundesministerium des Innern und für Heimat: E-Rechnung