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Wie fehlende Angaben bei Online-Bestellungen steuerliche Nachteile mit sich bringen können
In der heutigen digitalen Welt ist es schnell passiert: Etwas bestellen, einen neuen Dienstleister beauftragen, eine neue Software testen – und dann eben schnell das lästige Kundenkonto anlegen, um die Bestellung abzuschließen. Dabei werden oft nur die Pflichtfelder ausgefüllt, um Zeit zu sparen oder möglichst wenig persönliche Informationen preiszugeben. Doch genau hier lauert eine Gefahr: Fehlende Angaben können steuerliche Nachteile nach sich ziehen. Im Folgenden erklären wir, warum das so ist.
Der Wandel der globalen Wirtschaft sorgt dafür, dass immer mehr ausländische Leistungen in Anspruch genommen werden. Sei es die Bestellung bei Amazon, wo auch ausländische Unternehmer ihre Produkte anbieten, oder die Nutzung von Werbedienstleistern wie Facebook, Google und TikTok sowie Software-Anbietern wie Zoom, ChatGPT oder Adobe. Erbringen diese Unternehmen ihre Leistungen an Sie als Unternehmer, sind diese grundsätzlich steuerfrei oder nicht steuerbar – werden also nicht mit der Umsatzsteuer belastet.
Das bedeutet im Umkehrschluss allerdings, dass Sie als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schulden. Als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer erhalten Sie einen Vorsteuerabzug für die geschuldete Umsatzsteuer, was für Sie ein Nullsummenspiel bedeutet und keine zusätzliche Belastung darstellt. Es sei denn, Sie sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt, wie es zum Beispiel Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG, Ärzte, usw. sind.
Es kann jedoch vorkommen, dass die genannten Unternehmer Ihnen dennoch Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Vielleicht haben Sie genau diesen Fall bei einem Ihrer Anbieter erlebt: Statt 100 EUR netto zahlen Sie an Google 119 EUR brutto inklusive deutscher Umsatzsteuer von 19 EUR. Diese 19 EUR bekommen Sie vom Finanzamt jedoch nicht zurück, da es sich um einen falschen Steuerausweis handelt, der nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden kann.
Stellen Sie sich vor, ein deutscher Unternehmer stellt Ihnen eine Rechnung über 200 EUR netto und schlägt zusätzlich 100 % Umsatzsteuer, also 200 EUR, drauf, sodass sich ein Bruttobetrag von 400 EUR ergibt. Würden Sie die Richtigkeit dieser Rechnung nicht infrage stellen? Was würden Sie dem Finanzamt in der Umsatzsteuer-Voranmeldung melden?
Die Rechtslage ist eindeutig: Ein Vorsteuerabzug ist nur in Höhe der tatsächlich gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer möglich. Diese ist aus dem Gesamtbruttoentgelt herauszurechnen: 400 EUR x 15,97% = 63,87 EUR. Der Restbetrag (der falsche Ausweis) wäre für Sie zusätzlicher Aufwand und ein wirtschaftlicher Schaden, wenn der Unternehmer Ihnen nichts zurückzahlt. Ähnlich verhält es sich bei Google: Nur weil die Umsatzsteuer ausgewiesen wird, bedeutet das nicht, dass Sie automatisch Anspruch auf den Vorsteuerabzug haben. Die 19 EUR hätten nicht ausgewiesen werden dürfen, da die Leistung ohne Umsatzsteuer abgerechnet werden müsste – Sie bleiben auf den 19 EUR sitzen.
Doch wie konnte das passieren? Die Antwort lautet: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese ist ein (verpflichtendes) Erkennungsmerkmal im (innergemeinschaftlichen) ausländischen Leistungsaustausch, um Sie als Unternehmer identifizieren zu können. Wenn Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Anlegen eines Kundenkontos oder generell im Bestellprozess nicht angeben, wird der Unternehmer Sie automatisch wie eine Privatperson abrechnen – zu Ihrem Nachteil.
Es gibt zwar Möglichkeiten, die zu viel an den Unternehmer gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt auf Antrag zurückzuerhalten, jedoch sind diese mit einigen Einschränkungen und Voraussetzungen verbunden. Eine entscheidende Voraussetzung ist, dass Sie selbst nicht für die fehlerhafte Rechnungsstellung verantwortlich sind – was allerdings nicht zutrifft, wenn Sie fahrlässig versäumt haben, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitzuteilen.
Suchen Sie also Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer heraus und halten Sie sie griffbereit, um steuerliche Nachteile zu vermeiden. Holen Sie dies gegebenenfalls auch nach, indem Sie Ihr Kundenkonto überarbeiten oder dem Kundensupport eine E-Mail schreiben.
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