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Änderungen von Aufbewahrungs- und Löschfristen
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Larsen Lüngen
luengen@stallmeyer.de
+49 2161 57 555 0
17. Dezember 2024 (Datum der Veröffentlichung)
Auswirkungen der Änderungen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV auf Aufbewahrungs- und Löschfristen
Aktuelle gesetzliche Änderungen beeinflussen die Praxis der Aufbewahrungs- und Löschfristen von Unterlagen. Sowohl die durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV eingeführte Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege als auch die Verlängerung der Verjährungsfristen für schwere Steuerstraftaten (§ 376 AO) werfen Fragen für die praktische Umsetzung auf.
1. Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat in § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO eine Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für „Buchungsbelege“ von 10 auf 8 Jahre eingeführt. Gleichzeitig bleiben die Aufbewahrungsfristen für andere Unterlagen gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a AO bei 10 Jahren bestehen.
Besonders relevant ist hierbei die Abgrenzung zwischen Buch- und Belegfunktion. Beispielsweise unterliegt ein reiner Buchungsbeleg (physisch oder digital) der verkürzten Frist von 8 Jahren. Ein Datensatz zur Erfassung eines Beleges mit automatisierter Buchfunktion muss hingegen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden. Sind diese Daten technisch untrennbar miteinander verbunden, gilt aus Gründen der Sicherheit die längere Frist von 10 Jahren.
2. Verlängerte Verjährungsfrist nach § 376 AO
Die Verjährungsfrist für die Verfolgung schwerer Steuerstraftaten beträgt 15 Jahre. Trotz dieser Änderung bleibt die allgemeine steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren bestehen.
Eine Verlängerung der Löschfristen ist nur dann notwendig, wenn konkrete Hinweise oder ein Verdacht auf Steuerhinterziehung vorliegen. In solchen Fällen müssen Unterlagen so lange aufbewahrt werden, bis die Verjährung nach 15 Jahren abgelaufen ist. Ohne Verdachtsmomente gilt weiterhin die reguläre Aufbewahrungsfrist von maximal 10 Jahren.
3. Auswirkungen auf die Praxis
Für die korrekte Anwendung der neuen Regelungen ist eine sorgfältige Analyse der Unterlagen erforderlich. Es sollte anhand von Verfahrensdokumentationen oder Systembeschreibungen vor dem Löschen der Daten geprüft werden, ob die Daten eine Buchfunktion (10 Jahre) oder eine losgelöste Belegfunktion (8 Jahre) erfüllen.
4. Überprüfung der Speicherpraxis
Der IT-Dienstleister Datev eG empfiehlt in der Praxis, trotz der Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV eine Aufbewahrungsfrist der Stammdaten und Auswertungen von 10 Jahren und eine Speicherung der Altdaten von 14 Jahren.
Fazit zu den Änderungen der Aufbewahrungs- und Löschfristen
Die Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV verdeutlichen die Notwendigkeit, steuerrechtliche und organisatorische Vorgaben regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Besonders die Differenzierung zwischen Beleg- und Buchfunktion sowie die Behandlung von Verdachtsfällen erfordern eine enge Zusammenarbeit zwischen Steuerexperten, Datenschutzverantwortlichen und IT-Abteilungen.
Larsen Lüngen
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