Angaben einer steuerlich abzugsfähigen Bewirtungsrechnung

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20. Dezember 2021 (Datum der Veröffentlichung)

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat geklärt, wie die Bewirtungsrechnung eines Gastronomiebetriebs auszusehen hat, damit die Aufwendungen als Betriebsausgaben anerkannt werden (30.6.21, IV C 6 – S 2145/19/10003 :003).

Der steuerliche Hintergrund

Nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG in Verbindung mit R 4.10 Abs. 5 bis 9 EStR kann ein Steuerzahler Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben geltend machen, wenn er dafür einen geeigneten Nachweis erbringt. Hierzu müssen die Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung klar ersichtlich sein. Als Betriebsausgaben anerkannt werden 70 Prozent des Rechnungsbetrags.
Nun hat das BMF in seinem neuen Erlass klargestellt, wie eine Bewirtungsrechnung bei einem Rechnungsbetrag von über 250 EUR auszusehen hat. In diesem Schreiben wurde ebenfalls auf die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des § 14 UStG verwiesen. Ebenso wurde dieses Schreiben erforderlich, um Bewirtungsrechnungen an die Voraussetzungen der Kassensicherungsverordnung anzupassen.

Benötigte Angaben auf der Rechnung

(§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2, sowie R 4.10 Abs. 5 bis 9 EStR)

Der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers (das gilt auch für Kleinbetragsrechnungen)
Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastronomen
Das Ausstellungsdatum (auch bei Kleinbetragsrechnungen) und eine laufende Rechnungsnummer (nicht erforderlich bei Kleinbetragsrechnungen)
Pflichtangaben nach § 6 KassenSichV, wie unter anderem die Transaktionsnummer, die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Eine Leistungsbeschreibung und der Leistungszeitpunkt
Der Leistungsempfänger (Name des/der Bewirteten [mit Ausnahme von Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR])
Der Rechnungsbetrag (inkl. nachgewiesenem Trinkgeld und weiterer Gebühren)

Wichtig für die Praxis ist es, genaue Angaben über den Grund der Bewirtung auf der Rechnung zu vermerken. Die Angabe Gespräch, Austausch, Geschäftsessen oder Diskussion reicht dabei nicht. Ebenso reicht es nicht aus, wenn der Gastronom lediglich Buchstaben, Symbole oder Zahlen für die Speisen auf der Rechnung vermerkt oder eine pauschale Angabe wie „Speisen und Getränke“. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass gewährtes Trinkgeld gesondert aufgeführt wird. Wird das Trinkgeld nicht separat ausgewiesen, sollte dieses handschriftlich auf der Rechnung nachgetragen werden. Der Empfang des Trinkgeldes sollte vom Empfänger quittiert werden.

Beispiel

Ein Einzelunternehmer lädt fünf Kunden zu einem Strategie- und Planungsgespräch in ein Restaurant ein. Es entstehen Kosten in Höhe von 290,00 EUR zzgl. 10,00 EUR Trinkgeld. Als Leistung vermerkt der Gastronom: Einnahme von Speisen und Getränke.

Es liegt keine ordnungsgemäße Bewirtungsrechnung vor, die den Betriebsausgabenabzug ermöglicht. Es führt dazu, dass die komplette Bewirtungsrechnung nicht anerkannt wird. Man sollte also darauf achten, dass entweder die eingenommenen Gerichte genau bezeichnet worden sind oder hilfsweise begünstigte Bezeichnungen wie z. B. „Tagesgericht 1“ oder „Menü 1“ vermerkt sind..

Wie muss eine Bewirtungsrechnung erstellt werden?

Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt werden. Handschriftlich vom Gastronomen oder nicht zertifiziert maschinell erstellte und als reiner Eigenbeleg eingereichte Belege (z. B. als Ersatz für eine verlorene Rechnung) reichen für den Betriebsausgabenabzug nicht.

Der steuerliche Gewinn wird durch Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur um 70 Prozent gemindert (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG). Als geschäftlich veranlasst gilt dabei auch die Bewirtung von Arbeitnehmern von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen i. S. v. 4.10 Abs. 7 EStR. Ein voller Betriebsausgabenabzug wird hingegen bei einer reinen Arbeitnehmerbewirtung gewährt. Darunter fallen z. B. Betriebsfeiern oder Vorstellungsgespräche von potenziellen Arbeitnehmern.

Anforderungen an Bewirtungsrechnungen im Ausland

In der Praxis kann die Bescheinigungserbringung über im Ausland stattfindende Bewirtungen und die Dokumentierung Probleme bereiten, da ausländische Gastronomen nicht an die deutschen Bescheinigungsregeln gebunden sind.

Nach Ansicht des Bundesfinanzministeriums (Rz. 19) genügt es für den Abzug der Bewirtungsrechnung, wenn Unternehmer glaubhaft machen konnten, dass

sie keine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung erhalten konnten und
es in dem Land auch keine Verpflichtung gibt, maschinelle Belege zu erstellen.

Das gilt für Rechnungen bis zu 250 EUR

Wenn die Bewirtungsrechnung maximal 250 EUR beträgt (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV), profitieren Unternehmer beim Betriebsausgabenabzug weiterhin von der vereinfachten Aufzeichnungspflicht. Diese Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Gastronomen)
Das Ausstellungsdatum
Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz.

Digitalisierung

Mit Zustimmung des Belegempfängers kann der Beleg auch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Bewirtungsbelege in Papierform können vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden. Des Weiteren kann die Bereitstellung des Bewirtungsbelegs in der Praxis auch digital, z. B. auf folgenden Wegen erfolgen:

Downloadlink
E-Mail
Kunden-App (z.B. Lidl Plus, EDEKA Genuss etc.)
Kundenkarte (z.B. Payback, Deutschlandcard etc.)

Erforderliche Eigenbelege sind vom Steuerpflichtigen digital zu erstellen bzw. zu digitalisieren. Die Autorisierung erfolgt durch eine elektronische Unterschrift oder durch eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben. Der Grundsatz der Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO) muss dabei gewährleistet werden, d. h., nachträgliche, nicht dokumentierte Änderungen dürfen nicht möglich sein. Digitaler Bewirtungsbeleg und digitaler Eigenbeleg müssen dann anschließend zusammengeführt werden.

Die Nachweiserfordernisse gelten als erfüllt (Rz. 18), wenn

der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,
der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
das erstellte Dokument ‒ in Fällen des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 3 EStG zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) ‒ oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben (Rz. 151 ff. der GoBD) werden.